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Améliorez vos rapports d’évaluation

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Améliorez vos rapports d’évaluation

Par John Peebles, AACI, P.App, (RPF ret.). John pratique actuellement l’immobilier conseil et évaluation à titre de directeur de Land Ethic Consulting Ltd., Victoria, C.-B.

« Donnez-nous les outils et nous ferons le travail. »

 (Winston Churchill, février 1941)

Les évaluateurs immobiliers s’appuient sur le principal outil de communication qu’est la rédaction technique pour expliquer clairement leurs opinions aux clients. Dans quelle mesure communiquons-nous vraiment – sommes-nous clairs ou nébuleux? Cet article présente mes observations des pratiques exemplaires en communications d’évaluation et propose des recommandations pour améliorer la clarté de nos rapports.

Après 35 ans d’expérience dans le secteur public et privé à examiner des rapports d’évaluation narratifs, j’en arrive à la conclusion que les évaluateurs s’écartent souvent des principes de rédaction claire. Un client qui a investi des milliers de dollars devrait s’attendre à un rapport agréable à lire plutôt que d’être confronté à un Rubik’s Cube l’obligeant à chercher des liens entre la logique, les opinions et les conclusions de l’auteur.

Je note que d’autres professions techniques, comme les comptables, les scientifiques, les ingénieurs et les programmeurs de logiciels, ont aussi du mal en rédaction technique. Les problèmes les plus fréquents sont l’incapacité d’écrire pour un public non initié et d’écrire clairement en observant les règles de la grammaire française, et un manque de concision. Un texte mal écrit est un obstacle à la communication qui peut créer, peut-être injustement, une impression négative de vos compétences et de vos capacités chez les clients et les autres lecteurs.

Écrivez pour votre auditoire

Un rapport d’évaluation a pour but de communiquer à un auditoire spécifique l’opinion de l’auteur quant à la valeur d’un bien. L’auditoire peut avoir de bonnes connaissances dans le domaine immobilier (p. ex., propriétaires, investisseurs, prêteurs) ou avoir peu ou pas d’expérience en matière d’évaluation (p. ex., tribunaux, organisations non gouvernementales, gouvernement, grand public). Votre but est d’accorder la priorité au lecteur et d’éviter les abstractions.[1]

Vous devez tenir compte de la littératie de votre auditoire cible en matière d’évaluation et vous concentrer sur ce qui est important pour vos lecteurs. Dans les rapports d’évaluation que je suis appelé à lire, ce principe est souvent oublié. Cet oubli est très souvent évident dans la section du rapport donnant un aperçu du marché. Cette section devrait fournir le contexte et préparer le terrain pour l’analyse de l’évaluation qui suivra. Lorsque bien écrit, cet aperçu permet au lecteur de comprendre la conjoncture du marché et suscite l’intérêt du lecteur à en savoir davantage. Pourtant, la plupart des aperçus du marché deviennent une sorte de dépotoir de statistiques démographiques et socio-économiques aléatoires combinées à des informations anecdotiques. Certains aperçus sont si détaillés qu’ils feraient l’envie de la commission locale de développement économique. Les aperçus du marché peuvent représenter 30 % ou plus de l’ensemble d’un rapport, examinant à fond tout ce qu’un lecteur de la Mongolie extérieure voudrait savoir au sujet du marché de Victoria, Vancouver, Brampton ou Montréal. Cependant, si un lecteur possède un immeuble locatif résidentiel, les données sur les marchés de la vente au détail et industriels peuvent ne lui être d’aucune utilité. Il peut en être de même pour les données sur la population étudiante, les conditions météorologiques, le transport en commun et le service de traversier, ou sur l’évolution des taux d’inoccupation des bureaux au cours des cinq dernières années. Le propriétaire de l’immeuble locatif résidentiel a besoin d’information sur le marché de la location résidentielle et de réponses aux questions suivantes : quels immeubles sont en concurrence avec le mien, qui sont les acheteurs et les vendeurs probables ou typiques et quelles sont les tendances en matière de taux d’inoccupation, de taux de capitalisation et de loyers?

Par ailleurs, ne laissez pas la section Aperçu du marché souffrir dans l’isolement. Autrement dit, pourquoi investir du temps et des efforts à rédiger une vue d’ensemble complète du marché et ne plus y faire référence dans les sections subséquentes d’analyse de l’utilisation optimale et de l’évaluation de votre rapport? Vous devez éliminer le non-essentiel et les clichés en adaptant la vue d’ensemble du marché et les autres sections en fonction des particularités du bien à évaluer. Cherchez à formuler une conclusion percutante dans laquelle vous offrez une analyse raisonnée de la compétitivité du bien par rapport à ses pairs (c’est-à-dire, l’attrait de l’investissement) et tirez ensuite parti de ces constatations plus tard dans le rapport.

Écrivez clairement

Comme toutes les professions, les évaluateurs s’appuient sur un jargon technique et des acronymes comme raccourcis pour communiquer entre eux des processus complexes. Mais, pensez au lecteur non technique : pour lui, l’utilisation excessive du jargon est l’équivalent de la lecture d’un journal dans lequel un mot sur deux est en chinois. Un lecteur ne devrait pas avoir à deviner le sens et remplir les blancs. La citation suivante résume bien le problème de l’utilisation du jargon.

« Votre tâche consiste à éduquer les gens en expliquant des idées complexes d’une manière simple et non à expliquer des idées simples d’une manière complexe. »[2]

Idéalement, vous devriez utiliser un français simple autant que possible. Expliquez les termes comme si vous parliez à un ami ou un parent non technique. Si vous devez utiliser le jargon, assurez-vous de définir les termes et de toujours indiquer la signification des acronymes à leur première utilisation. Certains publics ont des attentes plus élevées en matière de clarté linguistique dans les rapports d’évaluation. Par exemple, les tribunaux peuvent s’attendre à ce que vous dressiez un lexique des termes utilisés au début d’un rapport d’évaluation.

En ce qui concerne la quantité de mots, il est généralement préférable d’en dire moins par souci de clarté des faits, des raisonnements et des opinions. Comparez les exemples verbeux suivants à leurs versions allégées.

Verbeux :                   Une inspection du relief de la propriété a révélé un terrain modérément incliné de quelque 20 %.

Clair et concis :         Le terrain a une pente de 20 %.

Verbeux :                   La plupart des indices industriels sont maintenant périmés, mais l’observateur a constaté que la valeur des terrains industriels a été relativement stable au cours de la dernière décennie et qu’elle a même diminué dans certaines régions, car il y a eu de nombreuses fermetures d’usines, etc. qui ont créé un excédent de sites industriels dans les zones rurales et les petites villes.

Clair et concis :         Il y a une surabondance de sites industriels dans les régions rurales et les petites villes. La valeur des terrains a été stable au cours de la dernière décennie. 

Notez que le même message peut être communiqué plus précisément en moins de mots.

Forme active ou passive

La forme passive peut être l’ennemi public numéro un en rédaction de rapports professionnels. La forme passive est souvent verbeuse, alambiquée et ennuyante. Elle a aussi tendance à être « impersonnelle », à donner des tournures de phrase qui cachent l’identité de l’auteur et qui vous empêchent, en quelque sorte, de prendre le crédit pour votre bon travail.

Un style sobre permet une écriture claire, sans ambiguïté et concise. La forme active est plus efficace pour capter l’attention d’un lecteur et transmettre vos pensées clairement et succinctement. Une perception « vieille école » est que l’écriture alambiquée semble plus intelligente. Une autre croyance persistante est qu’il n’est pas professionnel de parler à la première personne.

Comparez les quelques exemples suivants de phrases au passif et à l’actif. J’ai mis le sujet de la phrase en caractères gras. Dans la forme active, le sujet de la phrase effectue l’action; dans la forme passive, le sujet de la phrase subit l’action.

Forme passive :        Pour estimer la valeur marchande de la propriété en question, nous avons supposé que la propriété en question est libre de toute contamination et qu’elle doit être commercialisée auprès d’un seul acheteur de sorte que, à notre avis et compte tenu des hypothèses et conditions limitatives contenues dans ce rapport, la valeur marchande de la propriété en question au 1er mai 2017 est de 1 000 000 $.[3]

Forme active :           À mon avis, la valeur marchande de la propriété, en date du 1er mai 2017, est de 1 000 000 $. La valeur est soumise aux hypothèses et conditions limitatives de ce rapport.

Forme passive :        Les informations de marché précédentes sont considérées comme les plus représentatives de la valeur de la propriété.

Forme active :           La valeur de la propriété est mieux représentée par les informations de marché précédentes.

Une certaine prudence s’impose cependant, car l’utilisation de la forme active par écrit ne convient pas à toutes les situations. L’écriture active est utile pour mettre l’accent sur les messages et les opinions clés, mais elle peut perdre son impact lorsqu’elle est surutilisée et qu’elle donne lieu à succession de phrases courtes, tronquées, point à point et sans relief. Dans certaines situations, la forme passive peut même être préférable, quand l’auteur de l’action posée est connu ou sans importance.

Voici quelques exemples d’utilisation de la première personne pour éviter des tournures vagues ou indirectes.

Vague :                      Il est de l’avis de l’auteur que …

Direct :                        À mon avis … ou Mon opinion est …

Vague :                      On peut trouver … ou On peut conclure …

Direct :                        Je trouve … ou je conclus …

Vague :                      Cela conduit à notre conclusion que … (donne une fausse impression qu’un groupe écrit plutôt qu’un seul auteur).

Direct :                        Je conclus….

Vague :                      L’évaluateur (pourrait être n’importe qui) a déterminé que la méthode de la comparaison directe est la plus applicable à ce contrat de service.

Direct :                        Je conclus que la méthode de la comparaison directe est la méthode d’évaluation la plus pertinente à ce contrat de service.

Les méfaits d’un paragraphe

Je me souviens avoir lu un rapport d’évaluation contenant un paragraphe qui commençait au haut d’une page et se terminait au milieu de la page suivante. Quand je suis arrivé à la fin, j’avais déjà oublié les idées et les opinions exprimées au début. J’imagine un client, de plus en plus contrarié, lisant et relisant ce paragraphe monstre pour en extraire le sens, ou pire, abandonnant avant même d’en entreprendre la lecture.

Un paragraphe devrait se limiter à une idée. Il devrait contenir une introduction, un corps et une conclusion. Chaque phrase dans le corps du paragraphe sert de point d’appui. Ces points devraient s’enchaîner dans un ordre logique; une méthode courante consiste à passer du général au particulier. Voici un exemple d’un paragraphe mal rédigé et les améliorations suggérées.

Avant :                        En ce qui concerne la topographie, une grande partie du site visé se trouve dans un couloir central de la vallée qui contient tout le lac Majeur et le cours supérieur du ruisseau Printemps, qui avec d’autres ruisselets, draine les hautes terres à l’est des terrains en objet. Le lac Majeur a une superficie d’environ neuf acres et est situé plus ou moins au centre de la parcelle en question. Un nouveau quai d’une valeur de ± 15 000 $ a été construit au cours des derniers mois. Un lac plus petit, appelé lac Mineur, situé sur la propriété adjacente immédiatement au sud de la propriété visée, se déverse dans le lac Été, qui alimente ensuite le ruisseau Printemps qui finit par s’écouler dans le lac Automne. Le site est généralement vallonné avec une pente plus prononcée du côté ouest du lac qui mène vers la limite ouest du site.

Solution : diviser en deux ou plusieurs descriptions distinctes et éliminer les informations non pertinentes.

Après :                        Relief : les parties ouest et est du site descendent vers un lac de neuf acres (lac Majeur) au centre. Le reste du site est vallonné. Reportez-vous à la carte de contour dans l’Addenda. [Notons que l’hydrologie du lac Été, du ruisseau Printemps et du bassin versant du lac Automne a été omise, car elles n’étaient pas pertinentes au contrat de service.]

Améliorations du site : La propriété a un nouveau quai flottant (coût de remplacement de ± 15 000 $) situé sur la rive ouest du lac Été.

Redondances et superlatifs

Supprimez les redondances suivantes de vos rapports :

À éviter :                     En vous remerciant de me donner l’occasion de vous servir, je vous prie d’agréer …

Meilleur :                    Salutations

À éviter :                     Ce concept suppose implicitement qu’un effort adéquat, suffisant et raisonnable a été déployé pour donner lieu à une vente.

Meilleur :                    L’opinion sur la valeur repose sur un effort raisonnable pour compléter une vente.

À éviter :                     L’analyse des indices qui a été effectuée est jugée appropriée à la lumière de tous les facteurs, ce qui donne lieu à une estimation de la valeur marchande de la propriété en question au 1er mai 2017.

Meilleur :                    Éliminer cette phrase – elle énonce une évidence. Pourquoi un évaluateur compléterait-il une analyse s’il ne croyait pas que son analyse des ventes a été raisonnable?

Évitez d’utiliser des superlatifs comme « extrêmement » ou « évidemment » dans un texte technique. Ces termes n’ont aucune signification absolue pour le lecteur. Par exemple, quelle est la différence entre un marché actif et un marché extrêmement actif? Si la propriété est de valeur évidemment supérieure aux ventes comparables – pourquoi est-ce évident? Les superlatifs peuvent aussi donner l’impression que l’auteur est un promoteur ou un vendeur, et non un professionnel indépendant, ce qui signifie qu’il ne respecte pas les normes d’éthique de l’Institut canadien des évaluateurs. Sachez que les juges et les avocats sont à l’affût des superlatifs dans les rapports d’experts techniques.

À éviter :                     Les terres en question sont incontestablement sous-améliorées (très faible proportion sous un toit), mais l’existence du bail lie effectivement les titres et l’utilisation des terrains à ceux de l’usage existant seulement.

Meilleur :                    Les terres visées sont sous-améliorées. Cependant, le bail limite l’utilisation des terrains à l’usage actuel.

À éviter :                     Recherche historique approfondie.

Meilleur :                    Recherche.

À éviter :                     Le droit de passage est clairement excessif.

Meilleur :                    Le droit de passage est excessif.

N’utilisez pas ces superlatifs : excessivement, exceptionnels, sans égal, évident ou évidemment.

Clarté visuelle

Même si votre texte est excellent, le lecteur peut ne pas saisir vos idées si le rapport est mal formaté et difficile à naviguer. Voici quelques trucs de formatage pour vos rapports :

  • Utilisez un espacement de 1,5 ou 18 points et une police Arial pour faciliter la compréhension à l’écran.
  • Utilisez des points centrés et des sous-titres – ceux-ci permettent au lecteur d’analyser rapidement votre rapport, d’en suivre la logique et de comprendre les faits.
  • Les phrases devraient être courtes, de huit à dix mots, pour un impact maximum.
  • Utilisez des graphiques plutôt que des tableaux – une image vaut mille mots.
  • Citez vos sources au moyen de notes en bas de page – le Canadian Style Guide est recommandé.[4] (Le Guide du rédacteur).
  • Résumez les principales conclusions à la fin de chaque section du rapport. Ensuite, citez ces constatations pour appuyer les principales opinions de votre rapport : utilisation optimale, sélection des méthodes d’évaluation, indicateurs de valeur (par ex., ventes, loyers, taux de capitalisation) et durée d’exposition.

Résumé

Relevez le défi d’améliorer votre rédaction technique en 2018. Ayez toujours vos lecteurs à l’esprit et continuez de chercher des moyens de les aider à trouver l’information qu’ils recherchent. Si vous pouvez réduire un document de 50 pages à un rapport concis de 20 à 30 pages, celui-ci sera non seulement plus facile et plus rapide à lire, mais aussi plus convaincant pour le lecteur. Une communication claire mène à la satisfaction du client et met en évidence vos compétences et votre professionnalisme.

Renvois

[1] Harold Evans, Do I Make Myself Clear: Why Writing Well Matters, New York, May 2017. JB: probably don’t need to cite this

2 Ed Yong, On Jargon and Why it Matters in Science Writing, Discover Magazine, novembre 2010.

3 Appraisers have a habit using the term “subject” to refer to the property being appraised.  A more direct approach is to refer to the property being as “the lands” or “711 Yale Road” or the “Milner Building”.

4 JB: rather than footnote, can include with references at end

Additional resources

  • The Canadian Style Guide: A Guide to Writing and Editing, Dundurn Press Ltd. Toronto, 1997.
  • The Writing Centre, University of Wisconsin.

https://writing.wisc.edu/Handbook/CCS_activevoice.html

  • Purdue Online Writing Lab

https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/539/02/

  • University of BC Learning Commons

http://learningcommons.ubc.ca/improve-your-writing/writing-resources/

  • University of Waterloo Writing and Communications Centre

https://uwaterloo.ca/writing-and-communication-centre/writing-resources/external-resources

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